La administración de proyectos es una metodología usada a nivel mundial, por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo determinado. También significa llevar una gestión equilibrando, separando las urgencias de las tareas que realmente son importantes para el cliente. El volumen de trabajo, las variables y los requisitos cada vez más complejos, han dado lugar a que cada vez más empresas e instituciones administren su trabajo por proyectos. De acuerdo al PMI (Project Management Institute) en todos los proyectos existen 5 fases, 10 áreas de conocimiento y 47 procesos.
Objetivos claros
La definición clara de lo que se pretende lograr es, por supuesto, la primera tarea. Tanto para la institución dueña del proyecto, como para la empresa o persona que lo va a desarrollar. Aquel que no tiene claros sus objetivos muy pronto llegará a ninguna parte.
Para que los objetivos sean claros, se debe trabajar con expertos en el proyecto que se realizará, de otra forma será complicado definir tanto actividades eficientemente, así como calcular sus tiempos.
Selección del líder del proyecto
Responsable de diseñar las estrategias para poder lograr las metas que se trazaron previamente. Se recomienda que en la fase de Inicio sea asignado el líder de proyecto y no se cambie durante todo el ciclo de vida de este.
Definición de los recursos para el proyecto
Una vez que se tengan los objetivos a alcanzar y el líder del proyecto, se deben de definir los recursos humanos, económicos y materiales necesarios para alcanzar los fines establecidos. Esta planeación debe ser flexible, porque siempre se encontrarán imponderables que resolver.
Un elemento crucial dentro del proyecto es el cronograma de trabajo, el plan de comunicaciones, el plan de riesgos, el plan de adquisiciones (que son todos aquellos proveedores de servicios o de recursos humanos o materiales) y los planes de riesgo del proyecto.
Acciones con las personas
Es importante considerar a todos los involucrados en el proyecto, no importa si tiene o no poder de decisión. El líder del proyecto tiene que considerar a todos los involucrados o stakeholders para poder plantear el objetivo del proyecto, de tal forma que todos salgan beneficiados.
En todo proyecto las personas son muy importantes. Trate de identificar desde un principio las personas más adecuadas, y rechace a las que no convienen. Tome en cuenta el dicho que utiliza la gente del campo, que con mucha sabiduría señala que Gallina que no da huevos, al caldo. Una vez seleccionado el personal hay que poner manos a la obra.
Evaluación, seguimiento y reconocimiento
Para asegurar que se alcancen los objetivos no basta con tener objetivos claros, un buen líder del proyecto y recursos humanos, financieros y materiales adecuados; es necesario evaluar las etapas del proyecto periódicamente, con la finalidad de identificar desviaciones y poner en práctica las medidas correctivas. Es decir, hay que darle un cuidadoso seguimiento. Además, una vez terminado el proyecto se recomienda reconocer a las personas que se distinguieron por su trabajo en equipo y por su desempeño individual.
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Atentamente,
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